 Организация сдает в аренду спецтехнику (бульдозеры, экскаваторы) с экипажем. Какими первичными документами оформляется факт оказания услуг: актом выполненных услуг или справкой по типовой межотраслевой форме ЭСМ-7?
В соответствии со ст. 606
Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) по договору
аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется
предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное
владение и пользование или во временное пользование.
При этом действующее
гражданское законодательство различает договор аренды транспортного
средства с предоставлением услуг по управлению и технической
эксплуатации (ст. 632 ГК РФ) и договор аренды транспортного средства без
предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст. 642
ГК РФ).
По договору аренды
(фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель
предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное
владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им
и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
При этом члены
экипажа являются работниками арендодателя, подчиняются распоряжениям
арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и
распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации
транспортного средства (ст. 635 ГК РФ).
В соответствии с п. 1, п. 2
ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные
операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами, которые служат первичными учетными документами, на
основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные
документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих
альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа; дату составления документа; наименование
организации, от имени которой составлен документ; содержание
хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и
денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за
совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные
подписи указанных лиц.
Унифицированные формы
первичной учетной документации по учету работы строительных машин и
механизмов, используемые для организации оперативного и бухгалтерского
учета, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N
78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном
транспорте".
В организациях,
специализирующихся на оказании услуг по предоставлению строительных
машин и механизмов, используются формы NN ЭСМ-1 (рапорт о выработке
башенного крана), ЭСМ-2 (путевой лист строительной машины), ЭСМ-3
(рапорт о выработке строительной машины (механизма)), которые
применяются не только для учета работы строительных машин и механизмов,
но и являются основанием для начисления заработной платы обслуживающему
персоналу.
Также для производства
расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ
(услуг) строительными машинами (механизмами) используется "справка для
расчетов за выполненные работы (услуги)" (форма N ЭСМ-7), которая
выписывается на каждый рапорт N ЭСМ-1, ЭСМ-3 (путевой лист N ЭСМ-2)
работы строительной машины (механизма) на основании указанных в них
данных.
Справка N ЭСМ-7
составляется в одном экземпляре, в обязательном порядке заверяется
печатью заказчика и передается в бухгалтерию организации, которая
использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для
оплаты.
Учитывая, что каких-либо
специальных форм для оформления фактически оказанных услуг по
предоставлению в аренду строительных машин и механизмов с экипажем
действующим законодательством не установлено, вы можете либо
использовать для этих целей унифицированную форму N ЭСМ-7 либо
разработать собственную форму акта оказанных услуг исходя из
особенностей заключенных вами договоров аренды, утвердив его
соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Согласно разъяснениям
налоговых органов документальным подтверждением расходов в виде арендной
платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются
договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного
договора аренды и иные документы, подтверждающие использование
арендованного транспортного средства в производственной деятельности
организации-арендатора. К таким документам, например, относятся:
- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
- заявки на использование арендованных автомобилей;
- копии путевых листов,
позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут
движения арендованных автомобилей и время их использования (смотрите,
например, письмо УФНС РФ по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N
20-12/041966.1).
Учитывая вышеизложенное, а
также то, что ваша организация специализируется на оказании услуг по
предоставлению строительной техники и в данном случае техника
предоставляется в аренду с экипажем, на наш взгляд, наиболее оптимальным
представляется вариант с использованием унифицированной формы справки N
ЭСМ-7, которая не только позволяет подтвердить факт оказания услуг по
аренде, но и содержит информацию о фактически отработанных
предоставленными в аренду строительными машинами и механизмами
машино-часах и наряду с указанными выше рапортами N ЭСМ-1, ЭСМ-3
(путевыми листами N ЭСМ-2) работы строительных машин (механизмов) служит
основанием для начисления заработной платы обслуживающему персоналу.
При этом в качестве организации-заказчика в вашем случае в справке N
ЭСМ-7 будет указан арендатор, а в качестве организации-исполнителя -
арендодатель строительной техники.
Дополнительным аргументом в
пользу использования унифицированной справки N ЭСМ-7 при предоставлении
в аренду строительной техники с экипажем может послужить имеющаяся
арбитражная практика. Так, например, в решении Арбитражного суда
Рязанской области от 31 июля 2007 г. N А54-2146/2007 подписанные в
двустороннем порядке справки для расчета за выполненные работы (услуги)
были названы документом, подтверждающим предоставление в аренду
строительных механизмов с экипажем.
Однако любой из
предложенных способов оформления документов, на наш взгляд, не будет
неверным. Главное, чтобы оформленный первичный документ соответствовал
требованиям Закона N 129-ФЗ, обеспечивал полную и достоверную информацию
об оказанных услугах по предоставлению техники в аренду и содержал все
обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 указанного закона.
Нелишним также будет закрепить выбранный вами способ оформления
документов в приказе по учетной политике или ином
организационно-распорядительном документе организации.
Н. Объедкова,
эксперт службы Правового консалтинга "Гарант"
Е. Мельникова,
эксперт службы Правового консалтинга "Гарант"
1 декабря 2009 г.
"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2008 г. | 
